Privacyverklaring

Intervest Real Estate Holdings (hierna: “wij” of “Intervest”) hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy. Wij streven ernaar transparant te zijn over de redenen waarom en de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dit doen en hoe wij ermee omgaan.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Ons beleid is erop gericht uitsluitend persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken die noodzakelijk zijn in het kader van onze professionele dienstverlening.

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van de volgende categorieën betrokkenen:

Bezoekers van onze website
Zakelijke klanten
Zakelijke contacten
Leveranciers
Bezoekers van onze gebouwen (camerabewaking)
Sollicitanten

Meer informatie over welke persoonsgegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden, op basis van welke rechtsgrond en gedurende welke bewaartermijn, vindt u in de onderstaande hoofdstukken.

1. Bezoekers van de website

1.1 Cookies

Wanneer u onze website bezoekt, worden bepaalde gegevens verzameld voor analytische doeleinden via noodzakelijke cookies. Deze gegevens zijn nodig om de goede werking van de website te garanderen en uw gebruikerservaring te verbeteren.

Daarnaast kunnen, uitsluitend wanneer u hiervoor toestemming geeft, bijkomende gegevens worden verzameld via andere cookies.

Raadpleeg onze cookieverklaring voor meer informatie en om uw cookievoorkeuren te beheren.

1.2 Contactformulier

Wanneer u het contactformulier op onze website invult, vragen wij onder meer uw:

voornaam;
achternaam;
e-mailadres;
bedrijfsnaam.

Wij verwerken deze gegevens op basis van uw toestemming en gebruiken ze uitsluitend om uw vraag en/of verzoek te beantwoorden.

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de afhandeling van uw aanvraag.

2. Zakelijke klanten

2.1 Persoonsgegevens

Wij verwerken in het algemeen uitsluitend professionele gegevens van werknemers en/of vertegenwoordigers van onze zakelijke klanten, zoals:

naam;
professioneel e-mailadres;
telefoonnummer;
functie;
naam van de afdeling.

2.2 Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

het beheren van onze klantrelaties (Customer Relationship Management);
het ontwikkelen en verbeteren van onze activiteiten en dienstverlening, bijvoorbeeld door behoeften van klanten te identificeren en onze dienstverlening verder te optimaliseren;
het beheer van onze gebouwen, waaronder onderhoud, schadebeheer en toegangscontrole;
facturatie en boekhouding;
het beheer en onderhoud van onze IT-systemen;
marketing- en communicatieactiviteiten;
de organisatie van evenementen;
het behandelen van juridische geschillen.

2.3 Rechtsgronden

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgronden:

wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die wij met u hebben gesloten;
wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
wanneer dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, voor zover uw fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen (bijvoorbeeld voor interne administratieve doeleinden, netwerk- en gegevensbeveiliging of fraudepreventie);
wanneer u hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld indien u vrijwillig deelneemt aan een tevredenheidsonderzoek.

2.4 Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang wij diensten aan u verlenen, tenzij:

wij uw persoonsgegevens nodig hebben in het kader van een bestaand of mogelijk juridisch geschil. In dat geval bewaren wij deze gegevens tot het geschil definitief is afgehandeld;
wij wettelijk verplicht zijn uw persoonsgegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld om te voldoen aan fiscale of andere wettelijke verplichtingen.

3. Zakelijke contacten

3.1 Persoonsgegevens

Intervest verwerkt persoonsgegevens van zakelijke contacten (bestaande en potentiële klanten en/of personen die aan hen verbonden zijn) via een Customer Relationship Management (CRM)-systeem, inclusief een marketingautomatiseringstool.

Persoonsgegevens kunnen door een medewerker van Intervest aan het CRM worden toegevoegd. Het gaat onder meer om:

naam;
naam van de werkgever;
functie;
telefoonnummer;
e-mailadres;
andere professionele contactgegevens.

Wanneer de gegevens rechtstreeks door de betrokkene worden verstrekt, verzamelen wij de relevante professionele contactgegevens en eventuele voorkeuren met betrekking tot marketingcommunicatie.

3.2 Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

het beheren van onze zakelijke relaties;
het ontwikkelen en verbeteren van onze activiteiten en dienstverlening;
het beheren van onze IT-systemen, websites en applicaties;
het organiseren of faciliteren van evenementen;
het versturen van marketingcommunicatie overeenkomstig uw voorkeuren;
het gebruiken van foto’s en videobeelden van deelnemers aan evenementen.

3.3 Rechtsgronden

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

ons gerechtvaardigd belang om onze activiteiten en dienstverlening te beheren, te ontwikkelen en te optimaliseren, voor zover uw fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen;
uw toestemming, bijvoorbeeld wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief.

3.4 Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden bewaard in het CRM van Intervest zolang wij een zakelijke relatie met u of uw organisatie hebben, of zolang het noodzakelijk is om hiervan een administratief bewijs bij te houden.

Persoonsgegevens kunnen langer worden bewaard indien wettelijke of reglementaire verplichtingen dit vereisen of wanneer dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

Wanneer er geen specifieke wettelijke, reglementaire of contractuele bewaartermijn van toepassing is, hanteren wij voor verouderde CRM-gegevens een standaard bewaartermijn van 2 jaar.

4. Leveranciers

4.1 Persoonsgegevens

Wij verwerken in het algemeen uitsluitend professionele gegevens van werknemers en/of vertegenwoordigers van onze leveranciers, zoals:

naam;
professioneel e-mailadres;
telefoonnummer;
functie;
naam van de afdeling.

4.2 Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

het beheren van onze leveranciersrelaties;
het verwerken van bestellingen;
boekhouding en financiële administratie;
het behandelen van (juridische) geschillen.

4.3 Rechtsgronden

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgronden:

wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die wij met u hebben gesloten;
wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
wanneer dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, voor zover uw fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen (bijvoorbeeld voor interne administratieve doeleinden, netwerk- en gegevensbeveiliging of fraudepreventie);
wanneer u hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld indien u vrijwillig deelneemt aan een tevredenheidsonderzoek.

4.4 Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang u diensten aan ons verleent, tenzij:

wij uw persoonsgegevens nodig hebben in het kader van een bestaand of mogelijk juridisch geschil. In dat geval bewaren wij deze gegevens tot het geschil definitief is afgehandeld;
wij wettelijk verplicht zijn uw persoonsgegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld om te voldoen aan fiscale of andere wettelijke verplichtingen.

5. Bezoekers van onze gebouwen – Camerabewaking

Intervest heeft bewakingscamera’s geïnstalleerd in haar gebouwen om de veiligheid van klanten, bezoekers en medewerkers te waarborgen, misdrijven te voorkomen en onbevoegde toegang of bedreigingen voor de veiligheid van het gebouw te detecteren.

De camera’s zijn bedoeld om een algemeen overzicht te geven van wat zich op bepaalde locaties afspeelt. Het doel is niet om personen te identificeren, tenzij dit noodzakelijk is in het kader van een veiligheidsincident of een inbreuk op de gegevensbescherming.

De camera’s bevinden zich aan de ingangen van de gebouwen, aan de toegangen tot de parkings, op de parkeerterreinen en binnen de gebouwen. Ze zijn zo geplaatst en gericht dat uitsluitend personen die de gebouwen of parkings betreden, worden gefilmd.

Er worden geen geluidsopnames gemaakt.

De verwerking van persoonsgegevens via camerabewaking gebeurt overeenkomstig de Camerawet van 21 maart 2007 en alle andere toepasselijke privacy- en gegevensbeschermingswetgeving.

De rechtsgrond voor deze verwerking is het gerechtvaardigd belang van Intervest om de veiligheid van haar gebouwen, bezoekers, huurders en medewerkers te waarborgen.

Het gebruik van camerabewaking wordt duidelijk aangeduid met de wettelijk verplichte pictogrammen waarop ook de contactgegevens van Intervest zijn vermeld.

De camerabeelden worden maximaal één maand bewaard, tenzij de beelden noodzakelijk zijn:

als bewijs in het kader van een onderzoek;
voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Toegang tot de camerabeelden is beperkt tot bevoegde personen binnen Intervest en is beveiligd met passende toegangscontrole. Camerabeelden worden uitsluitend aan de politie overgemaakt wanneer dit wettelijk vereist is.

6. Sollicitanten

6.1 Persoonsgegevens

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die relevant zijn voor de selectie- en aanwervingsprocedure.

Dit betreft onder meer de gegevens en documenten die door de sollicitant zelf worden verstrekt, zoals:

curriculum vitae (cv);
naam;
telefoonnummer;
e-mailadres;
woonplaats;
een eventuele pasfoto.

Daarnaast kunnen ook gegevens over opleiding, gevolgde opleidingen, stages en werkervaring worden verwerkt.

Indien de functie dit vereist, kan de sollicitant worden gevraagd deel te nemen aan een psychologische test of assessment. In dat geval ontvangen de partijen die deze testen uitvoeren uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering ervan. Intervest ontvangt vervolgens enkel de resultaten van de beoordeling.

6.2 Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

het beoordelen van uw geschiktheid voor de functie waarvoor u solliciteert;
communicatie gedurende de sollicitatieprocedure;
het uitvoeren van een screening of assessment indien dit, gelet op de aard van de functie, noodzakelijk is.

6.3 Rechtsgronden

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:

ons gerechtvaardigd belang om geschikte kandidaten te selecteren, voor zover uw fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen;
uw toestemming, bijvoorbeeld voor het opvragen van referenties of het uitvoeren van achtergrondcontroles;
de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, voor de kandidaat die uiteindelijk wordt aangeworven.

6.4 Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en worden nooit langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.

Gegevens met betrekking tot uw sollicitatie worden maximaal zes maanden na uw sollicitatie bewaard.

Doorgifte van persoonsgegevens

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer wij daartoe wettelijk gerechtigd zijn.

Wanneer wij persoonsgegevens delen met derden, zorgen wij ervoor dat passende contractuele afspraken en beveiligingsmaatregelen worden getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen en te voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, vertrouwelijkheid en informatiebeveiliging.

Wij maken gebruik van externe dienstverleners die gevestigd kunnen zijn in andere landen. Daardoor kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de landen waar Intervest actief is, waaronder landen buiten de Europese Unie (“EU”).

In dergelijke gevallen nemen wij de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens steeds een passend beschermingsniveau genieten en dat doorgiften buiten de EU plaatsvinden overeenkomstig de geldende privacywetgeving.

Uw rechten

U beschikt over verschillende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van u verwerken.

U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

U heeft onder meer het recht om:

inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken, zodat u kunt nagaan of deze verwerking gebeurt overeenkomstig de toepasselijke wetgeving;
in bepaalde gevallen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Tijdens deze beperking mogen wij uw gegevens nog bewaren, maar niet langer verwerken;
onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen;
in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens te laten verwijderen;
een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit indien u meent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken;
uw toestemming op elk moment in te trekken wanneer de verwerking op uw toestemming is gebaseerd, waaronder voor direct marketing;
in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, zodat u deze kunt hergebruiken of overdragen aan een andere dienstverlener (recht op gegevensoverdraagbaarheid).

Daarnaast heeft u het recht bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking, waaronder het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing.

Houd er rekening mee dat wij bepaalde persoonsgegevens mogelijk moeten bewaren om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of voor administratieve doeleinden, zoals de bewaarplicht van boekhoudkundige documenten.

Voor alle verzoeken met betrekking tot bovenstaande rechten kunt u een e-mail sturen met als onderwerp “Data Privacy Request”.

Wij behandelen uw verzoek zo snel mogelijk. Indien wij meer dan één maand nodig hebben om uw verzoek te beantwoorden, brengen wij u hiervan tijdig op de hoogte.

Beveiliging

Wij nemen de beveiliging van persoonsgegevens zeer ernstig.

Daarom beschikken wij over een uitgebreid kader van beleidsmaatregelen, procedures en opleidingen met betrekking tot beroepsgeheim, gegevensbescherming, vertrouwelijkheid en informatiebeveiliging.

Daarnaast evalueren wij regelmatig of onze technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nog steeds passend zijn om de persoonsgegevens die wij verwerken optimaal te beschermen.

Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen.

De meest recente versie wordt steeds gepubliceerd op deze website.

Laatste update: mei 2025.

Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens onder deze privacyverklaring is:

Intervest Real Estate Holdings NV
Ondernemingsnummer: 1.015.269.207
Roderveldlaan 3
2600 Berchem (Antwerpen)

Contact

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

Intervest Real Estate Holdings NV
Roderveldlaan 3
2600 Berchem (Antwerpen)

T +32 3 287 88 65
E gdpr@intervest.be